La Dématérialisation RH, ça donne quoi ?

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RAPIDE TOUR D’HORIZON DE LA DÉMATÉRIALISATION

Depuis plusieurs années maintenant, la notion de « digital » fait pleinement partie de notre quotidien et surtout de notre vie en entreprise (stratégie, processus de travail et business model). En effet, l’évolution des besoins est étroitement liée aux innovations comme la dématérialisation tant au niveau personnel ou professionnel.

Selon l’institut d’études sectorielles Xerfi, le marché français de la dématérialisation croît en moyenne de 6% par an depuis 2008.

Cependant, si nous regardons comment opèrent nos voisins européens, nous nous apercevons qu’en France, nous sommes loin derrière le trio de tête composé de l’Allemagne, la Grande-Bretagne et la Belgique avec, respectivement, 95%, 73% 54% de taux de dématérialisation du bulletin de paie (données à prendre, toutefois, avec un peu de recul puisqu’elles datent de 2015). En effet, à l’époque, le taux de dématérialisation pour la France se situait à 15%.

De nouvelles études, plus récentes, nous permettent d’affiner les statistiques et donc l’évolution de notre comportement. En effet, selon l’étude d’Opinion Way pour Althéa (2018), le constat reste le même : seuls 20 % des salariés français reçoivent leur fiche de paie de façon électronique (et 28% pour les grandes entreprises). Ce sont donc 80 % des employés qui reçoivent encore le format papier ! L’adhésion à cette solution reste très timide en France.

FOCUS SUR LA DÉMATÉRIALISATION RH

La dématérialisation RH est une dénomination générique puisqu’elle couvre un large spectre. En effet, d’un côté, elle permet de simplifier et fluidifier les processus en place et, de l’autre, d’améliorer la gestion des documents inhérents à l’activité de ce service.

Ces deux grands axes s’articulent ainsi :

  • La dématérialisation des processus concerne la digitalisation du traitement et de la gestion d’un ensemble de tâches et d’échanges entre différentes parties prenantes d’une même organisation (ou non) grâce à la mise en place d’une plateforme collaborative et / ou de workflows,
  • La dématérialisation des documents porte sur la transformation des documents papiers des salariés (bulletins de salaire, contrat de travail, demande d’absence…) et de l’entreprise en fichiers numériques.

D’autres solutions numériques peuvent être « connectées » à la solution de dématérialisation RH permettant ainsi d’optimiser la gestion documentaire et d’en faciliter le stockage (coffre-fort électronique) et la validation (signature électronique).

ET, LÉGALEMENT, Où EN SOMMES-NOUS AU SUJET DU BULLETIN DE PAIE ÉLECTRONIQUE ?

Instaurée par la loi Travail (n°2009-974) de 2009 et accentuée par la loi El Khomri de 2016, cette transformation numérique évolue dans un environnement législatif et socio-économique très favorable : lutte contre la fraude, augmentation du prix du timbre, accentuation de l’usage mobile (accessibilité aux documents archivés sur le Cloud). Ce qui lui a permis de se démocratiser au sein des entreprises.

D’ailleurs, depuis 2017, l’employeur peut opter pour la dématérialisation du bulletin de paie, sans autorisation préalable. Il se doit, cependant, d’en informer ses salariés au préalable : un délai d’un mois avant la remise du premier bulletin de paie au format numérique est à observer. Les collaborateurs souhaitant conserver la réception de leur fiche de paie en version papier peuvent alors s’y opposer (en le notifiant par écrit).

Il convient, toutefois, de garder en tête deux aspects importants :

  • Le BPE* offre une valeur légale identique à celle de son homologue papier et a donc la même preuve juridique du travail effectué et ouvre les mêmes droits à la retraite,
  • la dématérialisation des fiches de paie n’a en aucun cas un caractère obligatoire. Elle résulte davantage d’un choix de la part de l’entreprise.
POUR QUELS AVANTAGES ?

La dématérialisation des bulletins de paie offre de nombreux bénéfices, parmi lesquels :

  • L’automatisation de l’édition et la distribution ;
  • La simplification de l’archivage ;
  • La centralisation des données.

De ces avantages en découlent d’autres comme, notamment, les économies liées aux diminutions des frais de stockage, à l’impression et l’affranchissement de ces documents. De plus, les équipes RH gagnent en productivité puisqu’elles éliminent les actions chronophages (comme la mise sous pli des bulletins de paie) et peuvent se consacrer à des tâches à plus fortes valeurs ajoutées.

Enfin, d’un point de vue environnemental, la mise en place d’une telle solution permet de réduire significativement l’empreinte carbone de l’entreprise et contribue pleinement à développer son image dynamique et éco-responsable.

 

 

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*BPE : Bulletin de Paie Électronique