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RAPIDE TOUR D’HORIZON DE LA DÉMATÉRIALISATION
Comme nous vous l’expliquions dans l’article La dématérialisation RH, ça donne quoi ? : depuis plusieurs années maintenant, la notion de « digital » fait pleinement partie de notre quotidien et surtout de notre vie en entreprise (stratégie, processus de travail et business model). En effet, l’évolution des besoins est étroitement liée aux innovations comme la dématérialisation tant au niveau personnel ou professionnel.
Selon l’institut d’études sectorielles Xerfi, le marché français de la dématérialisation croît en moyenne de 6% par an depuis 2008.
En 2018, 27% des entreprises sondées parvenaient à déployer plus de 50% de leur volume de factures entrantes et sortantes. En 2020, ce chiffre passe à 44% des sondés. Le déploiement s’accélère donc, même s’il reste un long chemin à parcourir.
76% des entreprises interrogées sont équipées d’au moins une solution pour dématérialiser fiscalement les factures, un chiffre en croissance de 15% par rapport à 2018. La part des entreprises récemment équipées (moins de trois ans) est aujourd’hui plus importante : 72 % en 2020 contre 43 % en 2018, preuve que le déploiement s’est accéléré ces deux dernières années. *
FOCUS SUR LA DEMATERIALISATION FISCALE
La dématérialisation fiscale permet, comme son nom l’indique, de dématérialiser des factures quel qu’en soit le destinataire (client, partenaire, fournisseur). Il convient, cependant, de faire la distinction entre les deux formes de dématérialisation :
- D’un côté, la dématérialisation simple est l’action de transmettre les factures par voie électronique (e-mail). Cette forme de dématérialisation n’est, cependant, pas conforme aux exigences réglementaires et à la législation française. Pour ce format classique, il n’est donc pas possible de s’affranchir des factures papier ;
- De l’autre côté, la dématérialisation fiscale est le processus transformant les factures papier en leur pendant électronique. À l’inverse du premier cas de figure énoncé, celui-ci est encadré par les exigences de réglementations légales et fiscales. Cette solution est compatible pour dématérialiser les factures clients et fournisseurs. Il est donc possible de s’affranchir totalement des factures papiers.
ET D’UN POINT DE VUE JURIDICO-LÉGAL ?
À l’instar de bon nombre de pays, la France se digitalise de plus en plus depuis quelques années. Cette mouvance est accentuée par la mise en place de nouvelles lois parmi lesquelles l’obligation de la facture électronique (2023/2025)
En effet, selon Archimag, à l’horizon 2025, l’État français souhaite généraliser l’utilisation de la facturation électronique pour les paiements inter-entreprises. Cette mesure viserait à mieux lutter contre la fraude à la TVA.
Comment cela se traduit-il ? À partir du 1er janvier 2023, toutes les entreprises se verront dans l’obligation d’accepter des factures électroniques et progressivement les émettre sous cette même entre 2023 et 2025. Ce nouveau format de fichier et les données essentielles qu’il contient devront également être transmises à l’administration fiscale pour contrôle et pré-déclaration de TVA.
Par ailleurs, pour renforcer la sécurité de ce patrimoine document, il est vivement conseillé de stocker les factures dans un coffre-fort à valeur probatoire. Ce qui permet d’en conserver la valeur juridique et l’aspect confidentiel. Les risques de perte de confidentialité / de données en sont considérablement réduits.
Pour la mise en place d’une telle solution, il convient d’observer trois règles importantes :
1️⃣ Certifier l’authenticité du document grâce à des clés de cryptage : signature électronique ou EDI (Echange de Données Informatiques). Ces deux techniques, propres à chaque organisation, permettent d’identifier de façon sécurisée l’origine du document ;
2️⃣ S’assurer de l’intégrité du contenu des factures électroniques. L’export au format numérique doit garantir la zéro perte de données ;
3️⃣ Archiver le document dans un coffre-fort électronique, en garantissant sa lisibilité et sa pérennité à long terme.
Le saviez-vous ? Début 2020, le taux de facturation électronique était de 45%. Ce taux connaît actuellement une hausse de 33% avec une estimation à 78% pour fin 2022.** Qu’attendez-vous pour franchir le cap ?
LA DÉMATERIALISATION FISCALE, UNE SOLUTION DOTÉE DE PLUSIEURS AVANTAGES !
- Une protection de vos données ;
- Une diminution des frais de stockage ;
- Un archivage simplifié et automatisé ;
- Une économie de papier.
Sur ce dernier point, l’acte de dématérialiser vos processus (quels qu’ils soient) permet de réduire significativement l’empreinte carbone de l’entreprise et contribue pleinement à développer son image dynamique et éco-responsable.
En résumé, non seulement, vous gagnez du temps en retrouvant vos factures plus facilement (plus besoin de chercher vos documents à travers une multitude de papier, tout est disponible en ligne, n’importe quand et surtout n’importe où) ; mais aussi, vous optimisez de manière considérable vos relations commerciales et vos processus internes (échange de l’information, coût de traitement et d’archivage). La dématérialisation fiscale constitue donc un véritable atout que ce soit d’un point de vue économique et écologique.
La clé d’une bonne intégration de la dématérialisation fiscale c’est :
- Prendre en compte le temps de mise en place du projet ;
- Aider à la prise en main de la solution (formations organisées en interne) ;
- Anticiper les changements organisationnels à mettre en place au sein de votre structure en prévenant les salariés et les parties prenantes concernés avec une communication en interne ;
- Prévoir les budgets associés.
Vous avez désormais toutes les clés en main pour passer du papier au format dématérialisé.
N’hésitez pas à nous contacter pour plus de précisions ou à réserver votre démo avec l’un de nos experts !
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*Source : le monde du chiffre.fr
**Étude menée par Markess by exaegis en collaboration avec la DFCG
