Comment Groupama Gan Vie a réussi à optimiser la satisfaction de ses clients ?

LE CONTEXTE

Un partenariat historique

Avec 975 agents généraux et 330 chargés de missions (Experts en assurances de personnes), Groupama Gan Vie est un assureur généraliste, proposant une large gamme de contrats et services adaptés aux besoins : auto, habitation, santé, prévoyance, épargne, retraite, placements et garanties professionnelles.

Groupama Gan Vie a choisi le groupe AM Trust et plus particulièrement sa filiale Cortex comme partenaire de sa gestion documentaire il y a maintenant plus de 20 ans.

« La proximité est la clé de notre relation. Nous avons toujours été très réactifs et à l’écoute. La confiance s’est instaurée naturellement au fil du temps. » confie Nezha, ingénieure commerciale de Cortex.

Pour optimiser ses processus documentaires, Direction Collective Opérationnelle Prévoyance Santé Groupama Gan Vie souhaitait impérativement simplifier la gestion de ses documents en passant à la dématérialisation des dossiers « Mandat SEPA » et de ses pièces comptables.

LES OBJECTIFS DE GROUPAMA GAN VIE 

L’optimisation de la satisfaction de sa clientèle est un engagement fort de Groupama Gan Vie . Pour atteindre cet objectif, trois axes majeurs ont été identifiés :

  • la simplification de la gestion des dossiers par les gestionnaires ;
  • l’optimisation du temps de traitement des dossiers ;
  • la réduction de l’utilisation des documents papier.

« Le processus était long. Il générait une utilisation importante de papier et mobilisait plusieurs salles d’archives pour la conservation des originaux. Le temps et les ressources consacrés à cette gestion manuelle étaient bien trop conséquents. » indique Corinne GUILLOU, Chargée d’études chez Groupama Gan Vie.

LA RÉPONSE DE CORTEX 

Opération historique :
Saisie d’une douzaine de chaînes de traitement par le service DATA
La Direction Collective Opérationnelle Prévoyance Santé Gan transmet quotidiennement à Cortex (via un coursier), différents documents à saisir. Cortex prend en charge le traitement d’une douzaine de chaînes différentes.

Opérations complémentaires :
Expédition et traitement des retours  
Cortex prend en charge 1 fois/an l’ensemble des prestations liées à l’expédition et au traitement des retours relatifs aux prélèvements sociaux et aux majorations.

Numérisation des mandats SEPA sur AM oneg@te 
Cortex a mis en place une solution globale de dématérialisation des mandats SEPA. Elle vise essentiellement à numériser les documents et à mettre à disposition de Groupama Gan Vie via la plate-forme AM oneg@te les images numérisées des pièces associées aux prélèvements bancaires.

Archivage de l’ensemble des pièces comptables dans le coffre-fort électronique, AM v@ult
Quotidiennement, Groupama Gan Vie archive électroniquement ses pièces comptables sur AM v@ult. Ce Système d’Archivage Electronique (SAE) certifié NF 461 permet d’archiver les pièces comptables en toute sécurité mais aussi de garantir, à l’ensemble des documents, intégrité, pérennité et traçabilité conformément à la norme en vigueur. De plus, les 200 gestionnaires de Groupama Gan Vie peuvent retrouver et consulter plus facilement les documents recherchés grâce aux critères de recherche (date comptable, clé de trésorerie et montant).

En effet, grâce aux solutions proposées par Cortex, les documents sont saisis ou numérisés, mis à disposition sur AM oneg@te ou dans un coffre-fort à valeur probatoire. En fonction de la politique de gestion des droits d’accès gérée par un administrateur du coffre, les 200 gestionnaires peuvent consulter et utiliser les documents. La diffusion de ces derniers est immédiate et ne nécessite aucune impression et aucune mobilisation des collaborateurs. Le processus est optimisé, plus productif et plus sécurisé.

« Aujourd’hui, nous réduisons considérablement l’utilisation du papier grâce à l’archivage dans le coffre-fort électronique qui donne une valeur juridique et probante aux documents numériques. Nous optimisons donc et sécurisons complètement notre manière de travailler.» souligne Corinne GUILLOU, Chargée d’études chez  Groupama Gan Vie.

LA PAROLE DU CLIENT
« Après 20 ans de collaboration, nous sommes toujours aussi satisfaits du Groupe AM Trust. Nos interlocuteurs d’AM Trust connaissent parfaitement nos process. En effet, nous n’avons pas besoin de faire le point sur nos enjeux et nos besoins, AM Trust sait anticiper et être force de proposition pour améliorer notre qualité de travail. Un climat de confiance s’est établi au fil des années, compte tenu de la qualité de leurs prestations avec une relation de proximité et de collaboration quotidienne. »  Souligne Corinne GUILLOU, Chargée d’études chez Groupama Gan Vie.

Chiffres clés 

  • Plus de 20 ans d’accompagnement
  • 200 utilisateurs
  • 1 plate-forme de dématérialisation : AM oneg@te
  • < 6% de papier archivé à l’échelle du groupe par rapport à 2014

Télécharger la version PDF : AMT-CaseStudy-Groupama


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