Zoom sur la signature électronique

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Cela fait quelques temps maintenant que la notion de transformation numérique (ou digitale) est devenue incontournable pour bon nombre d’entreprises, quelle qu’en soit la taille.

Vous le savez probablement : les avantages de la téléphonie et de la visio ne sont plus à démontrer (surtout en cette période) ! Ces outils vous permettent de conserver le contact avec vos clients et de le développer auprès de vos prospects. Mais saviez-vous que d’autres solutions ont elles aussi fait leur preuve ? Connaissez-vous le point commun entre la signature électronique, la dématérialisation fiscale et la sauvegarde sécurisée ? Il s’agit de l’optimisation de votre quotidien grâce à l’augmentation de votre productivité, la rationalisation de vos process internes et, bien sûr, la réduction de votre budget.

Aujourd’hui, nous vous proposons un focus sur la signature électronique. Très longtemps décriée (comme beaucoup de nouvelles solutions), elle se démocratise de plus en plus ; intégrant ainsi la grande famille des solutions de dématérialisation de votre patrimoine documentaire.

tout d’abord, revenons sur les fondamentaux : qu’est-ce que la signature électronique ?

La signature électronique est un dispositif garantissant l’intégrité d’un document numérique (contrat, devis, bon de commande, facture, …) et permettant d’en authentifier l’auteur grâce à un certificat électronique, par analogie avec la signature manuscrite sur un document papier. La différence majeure entre signature électronique et papier, c’est son aspect. En effet, la signature manuscrite sera visuelle ; à l’inverse, la signature électronique correspond à une suite de caractères obtenue grâce à un chiffrement.

dans quelles mesures cette solution peut-elle être mise en place au sein de votre structure ?

La signature numérique permet de s’adapter à tous les secteurs d’activités et surtout à tous types de documents (pourvu qu’ils existent au format numérique).

Fortement plébiscitée par les professions juridiques (avocats, huissiers), les secteurs de la formation (signature de convention et de feuilles de présence), de la banque ou de l’assurance, la signature électronique a également le vent en poupe pour les réponses aux appels d’offres publiques. En effet, des dispositions légales en ont imposé l’utilisation à l’instar de la dématérialisation des dossiers de réponses. Il est donc primordial de se munir d’un certificat numérique pour accéder à ce type de projets.

ET quels sont ses avantages ?
  • Les aller-retour interminables pour la signature de vos documents sont un frein à votre productivité et celle de vos collaborateurs ? la signature électronique vous garantit un gain de temps puisque tout se fait en quelques clics ;
  • Finis les post-it pour visualiser où (faire) signer vos documents (comptant parfois plusieurs dizaines de feuilles !). La signature électronique permet la simplification de vos échanges que vos parties prenantes soient géographiquement proches ou à plusieurs milliers de kilomètres ;
  • La signature électronique supprime de facto toutes les démarches physiques telles que l’impression du (des) document(s), sa mise sous pli, son affranchissement. Elle génère une réduction des coûts tant sur vos ressources matérielles qu’humaines ;
  • La notion de sécurité est indissociable de ce dispositif qui ne permet pas seulement d’identifier le (les) signataire(s) de façon formelle puisqu’il garantit l’intégrité du document. À l’inverse de la signature manuscrite, la version numérique est immuable, irréversible, infalsifiable et à usage unique.
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Pleinement intégrée à l’une de nos plateformes collaboratives, Onegate, notre solution Sign’ répond à toutes les normes en vigueur et vous garantit simplicité, rapidité et efficacité.

En plus de gagner en productivité et d’optimiser vos ressources budgétaires, matérielles et humaines, vous contribuez de manière significative à la réduction de votre impact sur l’environnement !

 

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