GED : adoptez les bons réflexes !

.

La GED, qu’est-ce que c’est ? 

La Gestion Électronique Documentaire, plus communément appelée GED,  désigne le processus de gestion des documents dans une organisation. Ce procédé comprend l’acquisition des documents, leur indexation, classement et stockage ainsi que l’accès et la diffusion de ces derniers. 

Le vent en poupe ? 

Dans un contexte de mutation technologique permanent, bon nombre de structures ont abandonné larchivage dit « classique » (associé au format papier) pour la GED qui permet le mode nomade et le travail collaboratif. 

Pour des raisons légales, juridiques ou organisationnelles, les sociétés doivent conserver beaucoup de documents : factures, fiches de paie, contrats (fournisseursclients et / ou salariés). Ce patrimoine se retrouve stocké selon la méthode et le bon vouloir de chacun : sans homogénéité d’appellation ou d’arborescence. Ce qui amène bien souvent à une mauvaise organisation parfois même une disparité de l’information et donc à une perte de temps (liée à la recherche). 

Selon l’AIM (L’Association Information et Management), les collaborateurs passent, en moyenne, 7h30 par semaine à rechercher des informations sans les trouver et à reconstituer ces données manquantes à partir de plusieurs sources 

Comment réussir, de façon efficiente, à transposer des milliers voire des millions de feuilles (physiques) en fichiers dématérialisés ? Bien souvent, cette transition se fait de manière décousue : faute de temps, de moyens, etc… En effet, force est de constater que plusieurs entreprises jonglent encore entre divers outils pour gérer leur patrimoine documentaire.   La GED entre en scène et devient une solution (quasi) incontournable.

D’autant plus que, dans certains cas, la dématérialisation de certains documents (administratifs notamment) est devenue obligatoire (ou sur le point de l’être) ; par exemple, les factures avec les institutions publiques, les impôts, l’Urssaf ou encore les demandes de cartes grises. D’ailleurs, l’article 153 de la loi de finances pour 2020 instaure l’obligation de facturation électronique pour toutes les entreprises assujetties à la TVA entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025 (en fonction de leur taille). Une bonne raison d’accélérer (ou d’initier) votre transformation digitale !

Un système de gestion flexible ! 

Fini l’archivage (toujours plus gourmand) des documents papiers qui demande place et matériel ! 

La GED permet de rendre immatériel ce qui ne l’était pas jusqu’alors et devient un sérieux atout financier pour l’entreprise qui décide de déployer ce type de solution.  L’espace de stockage physique devient quasi nul et la recherche de documents bien plus efficace (lorsque l’indexation des fichiers a été correctement effectuée), avec une accessibilité 24h/24 et 7j/7. Tout est centralisé en un seul et même endroit et il est possible d’y associer les fichiers numériques, les e-mails, les pièces jointes, les documents comptables, les factures, les reporting…  Un gain en temps et en efficacité ! 

Près de 70 % des entreprises feraient faillite dans les trois semaines en cas de sinistre matériel tel qu’un incendie ou une inondation, entraînant ainsi une perte de leurs documents papier. Et 10 % supplémentaires dans les deux ans suivant l’événement – estimation réalisée par Le Clusif, association de professionnels de la sécurité.

Et l’environnement dans tout ça alors ? 

La dématérialisation n’a pas pour seul bénéfice la praticité en termes de recherche de documents, elle peut devenir une réponse plausible aux problématiques d’environnement et de développement durable. 

Selon l’IDC (l’Indice de Disparité de la Consommation), 45 % de feuilles de papier imprimées dans les milieux professionnels finissent à la poubelle en fin de journée. Cette espérance de vie d’un jour concerne plus de mille milliards de feuilles de papier par jour dans le monde… Des chiffres qui paraissent gonflés mais qui sont, malheureusement, le reflet d’une triste réalité.  

La surconsommation de papier est réelle alors qu’elle pourrait être réduite de manière conséquente, notamment grâce à la dématérialisation.  

Ce système de gestion de l’information permet de centraliser des méthodes de communication devenues incontournables depuis plusieurs années telles que :  

  • Les échanges par e-mails ; 
  • Le télétravail ;
  • La signature électronique ; 
  • La dématérialisation des factures clients-fournisseurs et des flux comptables ;
  • L’archivage électronique des documents ; 
  • Les candidatures aux appels d’offre marchés publics ou privés ; 
  • Le bulletin de salaire numérique etc.

… et nous permet d’envisager ces piles de documents comme un souvenir désormais lointain. 

Choisir la dématérialisation, c’est opter pour un mode de gestion respectueux de l’environnement. Un atout indéniable, en somme ! 

La GED et sécurité font-elles bon ménage ? 

À l’heure des actes cyber-malveillants (-criminels) répétés, cette question prend une ampleur considérable.  Les documents confidentiels sont également protégés en étant hébergés de manière dématérialisée. Il ne s’agira pas d’une clé ou d’une armoire qui ferme mais d’outils qui vont permettre d’autoriser ou de bloquer l’accès à certain individu.

La gestion des données, les autorisations (droits) et les plages horaires d’accès sont paramétrables et permettent une maîtrise de l’information.

Aujourd’hui de nombreux systèmes de gestion de documents prennent en charge la partie sécurité de l’entreprise avec des capacités de chiffrement de l’information en transit et en attente, de détection d’intrusion, de prévention des pertes de données.

La GED s’avère dont être un outil stratégique pour la mise en conformité d’une entreprise au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). En effet, la centralisation de l’information (stockage, gestion, utilisation) offre une vue d’ensemble et aide à (faire) respecter ce règlement par plusieurs aspects (entre autres) :

  • Les dates d’ajouts, de consultations et de modifications d’un document sont enregistrées ;
  • Le paramétrage d’accès à ces données permet d’en limiter le traitement ;
  • Le classement des données personnelles des clients et des prospects est optimisé ;
  • Les données acquises par l’entreprise sont répertoriées (via un inventaire) et leur suppression dès qu’elles arrivent à échéance est automatique.
Ce qu’il faut en retenir…

AM Trust Group_Infographie GED